Meski kini kita sudah hidup dalam dunia modern yang serba simpel, namun kemampuan untuk menulis surat memang akan lebih baik untuk diketahui. Khususnya penulisan surat yang resmi atau formal. Meski sudah ada media atau lata komunikasi lainnya yang bisa digunakan, namun sampai saat ini surat masih tetap digunakan seperti undangan resmi, pemberitahuan, lamaran kerja dan lainnya. Semua dilakukan dengan alasan agar lebih formal sebagaimana ciri khas dari dunia kerja selama ini.
Sebetulnya ada dua jenis surat yang selama ini dikenal yakni surat resmi dan surat tidak resmi. Kali ini yang akan kita bahas adalah mengenai surat resmi. Surat resmi adalah surat yang disampaikan oleh suatu pihak baik perorangan atau lembaga kepada pihak lain baik perorangan atau lembaga juga. Biasanya format yang digunakan adalah resmi dan bahasa yang digunakan juga cukup baku sesuai formalitas.
Berikut Cara Membuat Surat Resmi yang Baik dan Benar:
Jika anda ingin mempelajari cara membuat surat yang baik, maka ada beberapa hal yang harus anda ketahui dan lakukan khususnya jika anda akan membuat surat resmi yang formal. Pastikan untuk tidak ada kesalahan karena bisa berakibat fatal.
· Persiapkan Materi Surat
Hal penting pertama harus dipersiapkan adalah dengan mempersiapkan materia apa yang akan anda tulis di surat itu. Tentu, sebelum menulis surat, kita harus paham betul tujuan dari dibuatnya surat itu apakah pemberitahuan, undangan dan juga beberapa tujuan yang lainnya.
· Persiapkan Alat
Setelah materi surat sudah anda miliki, nah kemudian anda perlu menyiapkan alat untuk menulisnya. Karena jaman sekarang sudah ada laptop dan komputer, maka alat yang digunakan tentu bukan kertas dan pulpen, atau mesin ketik namun cukup menggunakan teknologi baru komputer saja.
· Gunakan Bahasa Formal
Saat anda membuat surat resmi, maka sebaiknya anda pastikan untuk paham tentang cara membuat surat formal. Bahasa yang digunakan adalah bahasa formal yang lebih baku serta berbeda dengan bahasa yang digunakan dalam surat tidak resmi. Pemahaman akan bahasa baku menjadi bagian penting. Gunakan kata panggilan ‘saya, anda’ dll, dan hindari penggunaan kata gaul seperti ‘loe, gue, dll.
· Perhatikan Layout Surat
Hal selanjutnya yang harus diperhatikan adalah penggunaan layout surat yang berbeda dengan yang lainnya. Layout surat ini menjadi ciri khas dan mungkin bisa jadi yang membedakan dengan layout yang lainnya.
Struktur Surat Resmi yang Benar
Setelah anda paham akan panduan cara membuat surat resmi, selanjutnya yang penting juga untuk diketahui adalah mengenai struktur dari surat resmi itu. Nah, berikut ini adalah beberapa tahapan dan pedoman dari cara membuat surat yang benar dan sesuai dengan aturan baku yang tersedia atau digunakan selama ini:
1# Kepala (Kop) Surat
Struktur yang pertama adalah penggunaan kop surat. Bagian kop surat ini ada pada bagian paling atas. Tentu ini juga merupakan salah satu ciri khas yang membedakan surat resmi dengan yang tidak resmi. Biasanya kop surat ini meliputi nama lembaga, alamat kantor dan nomor kontak.
2# Nomor, Perihal dan tanggal
Kemudian struktur selanjutnya adalah nomor surat, perihal dan juga tanggal pembuatan surat tersebut. Nomor surat biasanya identitas surat keluar yang beberapa dalam periode tertentu. Kemudian perihal bisa diisi sesuai tujuan surat itu dikirim seperti pemberitahuan, imbauan, undangan dan lainnya. Sementara tanggal adalah tanggal dimana surat tersebut dibuat.
3# Nama/pihak penerima & Alamat Surat
Dibawah tanggal sebelah kanan, ada nama atau pihak penerima secara jelas. Pihak penerima memang bisa perorangan atau-pun kepala divisi atau pihak lembaga tertentu. Selain nama penerima, sebaiknya diperjelas juga dengan alamat si penerima surat tersebut secara detail dan jelas.
4# Salam Pembuka
Nah, setelah itu baru kemudian anda buat salam pembuka. Jika anda muslim dan penerima juga muslim, maka ada baiknya untuk menggunakan salam pembuka ‘assalamualaikum’ sebagai salah satu ciri khas. Sementara bagi yang tidak akan menggunakan salam islami itu, anda cukup gunakan ‘dengan hormat’ saja.
5# Isi surat
Bagian selanjutnya adalah bagian utama atau inti. Pada bagian inti ini, anda harus menjelaskan maksud dengan jelas dan menggunakan bahasa yang formal atau baku. Isi surat sebaiknya diisi dengan jelas dari mulai tujuan, informasi waktu dan lainnya sehingga tidak ada informasi yang ambigu atau tidak jelas.
6# Penutup
Kalau ada bagian pembuka, maka sudah sebaiknya dan seharusnya untuk ada bagian penutup. Pada bagian penutup ini biasanya ucapan salam kembali atau juga sebagai bagian harapan agar penerima mau ...... setelah menerima surat tersebut.
7# Identitas Pengirim
Lalu bagian yang tak kalah penting juga adalah dengan menyisipkan identitas pengirim. Karena sebelumnya ada penerima kiriman surat tersebut, maka selanjutnya anda juga penting untuk menyisipkan identitas anda atau pimpinan lembaga atau perusahaan yang mengirimkan surat itu.
Contoh:
0 Comments